Hausverwaltungssoftware-Tipps vor dem Kauf

Der oder die PC´s, auf denen die Software installiert werden soll, muss bekannt sein. Auch um zu wissen, unter welchem Betriebssystem die neue Software laufen muss. Die freie Festplattenkapazität sollte nicht nur ausreichend, sondern großzügig bemessen sein. So wird lästiges Neuinstallieren und Datenübertragung vermieden.

Für regelmäßige und systematische Datensicherung sollte Speicherkapazität vorhanden sein. Darüber hinaus sollte auf die physikalische Laufwerksunterscheidung geachtet werden. Ist keine zusätzliche Festplatte vorhanden, sollte wenigstens CD- bzw. DVD-Brenner vorhanden sein. Bei der Datensicherung hat sich das System von Tages-, Wochen- und Monatssicherungen bewährt. Datenrettung nach einem Defekt an der Festplatte wird nicht nur teuer, sondern auch langwierig.

Sind diese Hardware-Voraussetzungen alle erfüllt und somit bekannt, sollte festgelegt werden, welche
Aufgaben die neue Software erfüllen soll. Soll die Software „Mandantenfähig“ sein? Wie viele Wohnungs-, Gewerbe- und / oder Eigentumswohnungen sollen verwaltet werden? Wird die Software gewerblich oder nur privat (z.B. für die sog. Einliegerwohnung) genutzt?

Wird die Hausverwaltungssoftware Daten für spezielle andere Programme generieren müssen (z. B. Datenaustausch mit DATEV oder mit Heizkostenabrechnungssystemen)? Sind alle Anforderungen erfasst, gilt es zu klären, mit welcher „Benutzeroberfläche“ die neue Hausverwaltungssoftware ausgestattet sein soll.

Sollte Sie mit Eingabemasken Einzeldaten abfragen, oder in Tabellenform auf dem Monitor zur Verfügung stehen? Diese Frage kann nur dann abschließend beurteilt werden, wenn die Vorkenntnisse (oder die Lernfähigkeit) des/der zukünftigen Nutzer realistisch eingeschätzt werden können.

Eine sehr wichtige Frage, ist die Kompatibilität zu möglicherweise vorhandenen Fibu-Programmen aber auch Online-Banking – Softwarelösungen. Zeitgemäße Hausverwaltungssoftware bietet komfortable Suchfunktionen, separate Heiz- und Nebenkostenabrechnungen, beleglosen Datenträgeraustausch per Diskette oder Online-Lösungen. Sollstellung mit mehrstufigem Mahnwesen, automatische Buchungsfunktionen, Monats-, Quartals und Jahresauswertungen, Serienbrieferstellung, Statistiken, Listenfunktionen (z.B. nach Fläche, aber auch für Telefon) und vieles andere mehr.

Um die für ihn passende Hausverwaltungssoftware finden und erfolgreichen einsetzen zu können, sollte man seinen Bedarf, seine Möglichkeiten (Vorkenntnisse) und seine Zukunftspläne realistisch einzuschätzen. Dann spielt es kaum mehr eine Rolle, ob diese Programme online im Internet, oder im Fachgeschäft erworben werden. Wobei die Demo und Shareware-Versionen der meisten seriösen Anbieter im Internet einfach herunter zu laden sind und sofort in Augenschein genommen werden können. Diese in Ruhe ausprobiert – heißt Fehlkäufe vermeiden.

Die Software24.com GmbH hat sich auf innovative Softwarelösungen für den Immobilienbereich spezialisiert. Einen ersten Eindruck über den Funktionsumfang und die einfache Bedienung der Hausverwaltungssoftware Win-CASA vermittelt eine kostenlose 30-tägige Testversion.