eRechnungen und die dazu gehörige Rechnungssignatur

eRechnung sind für die Firmen und Unternehmen die kostengünstigere Ausweichvariante zu den Papier-Rechnungen. Der Papierverbrauch wird durch die online-Übertragung reduziert, jedoch auch die Kosten für den Ausdruck und das Einkuvertieren wird minimiert. Die Firmen ersparen sich auch die Frankierung der Briefe und der längere Postweg ist hinfällig. Somit werden die Kosten erheblich gesenkt. Ob die Firmen nun die neuere Methode, der e-Rechnungen, oder doch lieber die herkömmliche Art und Weise in Anspruch nehmen, ist die freie Entscheidung des Unternehmens. Werden die Rechnungen über das Internet an den Empfänger gesendet, ist die Rechnungssignatur sehr relevant. In Deutschland ist die qualifizierte Signatur die Voraussetzung für elektronische Rechnungen.

Diese Form der Rechnungssignatur verhindert eine nachträgliche Veränderung der Rechnung und somit kann eine Manipulation ausgeschlossen werden. Des Weiteren führt diese Signatur zur Kennung des Verantwortlichen der Rechnung zurück und bietet dem Rechnungsempfänger die Sicherheit, dass diese Rechnung zu bezahlen ist. Direkt nach Erhalt der e-Rechnungen können die Rechnungsbestandteile auf die Richtigkeit überprüft werden und dadurch hat man die gleichen Vorteile, wie bei den herkömmlichen Rechnungen. Die E-Mail, die man erhält, enthält oft noch Informationen, die für den weiteren Verlauf von Bedeutung sind. Die Unternehmen sind verpflichtet, sowohl die verschickten e-Rechnungen, als auch die verschickten Papier-Rechnungen für 7Jahre auf zu bewahren und zu archivieren, um im Falle von Rückfragen die Originalrechnungen vorlegen zu können.